Office Space bei Design Offices Berlin Am Zirkus

Desk Sharing - Definition & Erklärung

Das Konzept des Desk Sharing hat sich zum Ziel gesetzt, nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität und Kollegialität im Unternehmen zu steigern.

In den letzten Jahren hat sich die Art, wo und wie wir arbeiten, signifikant verändert. Durch die Digitalisierung, die Globalisierung und nicht zuletzt auch die Corona-Pandemie, hielten stetig neue Arbeitsmodelle Einzug. Das Konzept des Desk Sharing hat sich zum Ziel gesetzt, nicht nur die Effizienz, sondern auch die Flexibilität und Kollegialität im Unternehmen zu steigern.

 

Desk Sharing Bedeutung: Was versteht man unter Desk Sharing?

Das Desk Sharing ist auch als Flex Desk Office, Hot Desking oder Arbeitsplatz Sharing bekannt. Es handelt sich um eine Form der Arbeitsorganisation, bei der die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz täglich neu wählen. Der persönliche, feste Schreibtisch fällt beim Desk Sharing weg. Dadurch sollen die Arbeitsplätze optimal besetzt werden. Kosten werden dazu eingespart und im besten Falle steigt die Produktivität des Unternehmens. Als Vorreiter des Desk Sharing gelten die Konzerne Facebook und Google.

 

Desk Sharing Konzepte: Wie funktioniert das Modell?

Der Austausch mit Kollegen, das konzentrierte Arbeiten an einem Projekt oder das Telefonieren mit Geschäftspartnern erfordert unterschiedliche Arbeitsumgebungen. Deshalb wählen die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz beim Desk Sharing entsprechend ihrer aktuellen Aufgaben aus. Diese Büroform steigert somit die Effizienz innerhalb des Unternehmens.

Es gibt verschiedene Modelle, die Ihnen dabei helfen, zu organisieren, wer wann an welchem Platz arbeitet. Der klassische "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst"-Ansatz ist nicht empfehlenswert, da er zu Frustration und Neid führen kann. Stattdessen empfehlen sich offizielle Buchungen der Arbeitsplätze mithilfe von Online-Tools. Dabei können die Mitarbeiter ihren benötigten Platz beim Desk Sharing für ein bestimmtes Zeitfenster reservieren.

Stellen Sie fest, dass sich das Desk Sharing nicht vollkommen für Ihr Unternehmen eignet, können Sie ein abgeschwächtes Modell einführen. Dabei besitzt jeder seinen eigenen Arbeitsplatz in den Office Spaces. Gleichzeitig existieren aber auch Tischinseln, an denen sich Kollegen zusammensetzen können, wenn ein Austausch erforderlich wird. Auch Mischformen sind heute durchaus denkbar - wer also nicht gänzlich auf feste Büros verzichten möchte, kann Desk Sharing im eigenen Unternehmen ausprobieren und gleichzeitig weiterhin feste Räumlichkeiten nutzen, in denen Mitarbeiter die Möglichkeit haben, bei Bedarf eine Tür zu schließen. Zudem schaffen flexible und kurzfristig buchbare Meeting- und Konferenzräume eine wirksame Alternative für vertrauliche Gespräche oder kreative Brainstormings ohne Ablenkungen. 

 

Community Table bei Design Offices München Nove

Flex Desk Policy: Was ist darunter beim Desk Sharing zu beachten?

Damit Desk Sharing funktionieren kann, sind klare Regeln erforderlich. Eine solche Flex Desk Policy besagt beispielsweise, dass die Arbeitsplätze nur besetzt werden dürfen, wenn auch wirklich gearbeitet wird. In der Pause ist der Co Desk also zu verlassen. Dabei hinterlässt jeder Mitarbeiter den Schreibtisch in einem sauberen, aufgeräumten Zustand. Für persönliche Gegenstände muss Stauraum in Form von Schließfächern oder Rollcontainern vorhanden sein.

Sensible Informationen müssen selbstverständlich auch beim Desk Sharing unter Verschluss bleiben. Es bietet sich dann ein abschließbarer Raum für archivierte Unterlagen an, zu dem nur bestimmte Personen Zugang haben. Eine Ausnahme vom Arbeitsplatz Sharing sollte für Rechtsexperten und andere juristische Vertreter nicht gemacht werden, da so die wichtige Komponente der Gleichberechtigung verloren ginge.

 

Welche Vor- und Nachteile hat das Desk Sharing?

Bevor Sie das Desk Sharing für Ihr Unternehmen einführen, sollten Sie dessen Vor- und Nachteile sorgfältig abwägen.

 

Vorteile des Desk Sharing:

  •  Kostenersparnis: Weniger Arbeitsplätze führen dazu, dass allgemein weniger Bürofläche in den Office Spaces benötigt wird. So werden Miet-, Strom- und Reinigungskosten gespart.
  • Gleichberechtigung: Beim Desk Sharing gibt es keinen Neid auf bessere Arbeitsplätze. Selbst die Führungskräfte verzichten auf ihr eigenes Büro, was Hierarchien abflacht. 
  • Mehr Kommunikation: Durch die wechselnden Tischnachbarn wird der Austausch gefördert und die Mitarbeiter können vom Wissen anderer Abteilungen profitieren.
  • Mehr Bewegung: Durch das Wechseln an einen anderen Co Desk bewegen sich die Mitarbeiter häufiger, was der Gesundheit zuträglich ist. 
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Beim Desk Sharing wird die Organisation der Arbeitsplätze an die Bedürfnisse der Mitarbeiter angepasst. Diese arbeiten somit effizienter und sind zufriedener.
  • Verbessertes Image: Flexible Arbeitskonzepte schaffen ein modernes und agiles Unternehmensklima . Vor allem auf die junge Generation wirken Coworking Spaces und flexible Arbeitsmodelle im Allgemeinen sehr anziehend.

 

Nachteile des Desk Sharing:

  • Stress: Die tägliche Suche nach einem Arbeitsplatz und der Verzicht auf einen persönlichen Bereich stellen für einige Mitarbeiter einen großen Störfaktor dar.
  • Problem für Introvertierte: Introvertierte Kollegen empfinden den vermeintlichen Vorteil des verstärkten Austausches als belastend und werden in ihrer Produktivität eingeschränkt. 
  • Zeitintensive Organisation: Durch das dauernde Suchen, Einrichten und Abbauen des Arbeitsplatzes wird viel Zeit verschenkt, was ein Risiko für die Produktivität sein kann.
  • Hohes Risiko: Vergisst ein Arbeitnehmer, sich einen Platz beim Desk Sharing zu reservieren, ist das nicht nur frustrierend, sondern kann auch notwendige Arbeitsabläufe behindern. 
  • Nachlassender Zusammenhalt: Beim Desk Sharing wird zwar der abteilungsübergreifende Austausch gefördert. Die eigene Teamdynamik kann jedoch darunter leiden.

 

Fix Desk bei Design Offices Karlsruhe Bahnhofplatz

Für welche Unternehmen ist Desk Sharing geeignet?

Kleine Unternehmen und Start-ups bieten naturgemäß bessere Chancen für flexible Arbeitskonzepte als große Konzerne. Dort stellt sich schnell das absolute Chaos ein, wenn bei einer dreistelligen Mitarbeiterzahl niemand einen festen Arbeitsplatz besitzt.

Das Desk Sharing ist außerdem sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen ohnehin im Hybrid-Modell arbeitet. Sind viele Mitarbeiter im Home Office, im Außendienst oder beim Kunden tätig, stehen ihre Arbeitsplätze während ihrer Abwesenheit leer. Um Ressourcen zu sparen, können Sie auf einige der Tische verzichten und für die übrigen Arbeitsplätze das Desk Sharing einführen. Design Offices bietet verschiedene Möglichkeiten zum Desk Sharing.

 

Wie lässt sich das Desk Sharing im Unternehmen einführen?

Falls auch beim Design Offices Desk Sharing weiterhin mit festen Rechnern gearbeitet werden soll, benötigen Sie eine digitale Ablage, zu der jeder Mitarbeiter Zugang hat. Das können beispielsweise OneDrive, OneNote oder SharePoint sein. Aus hygienischen Gründen sollte jeder Mitarbeiter eine eigene Maus und ein Headset besitzen, die beim Platzwechsel im Flex Desk Coworking mitgeführt werden können. 

Sorgen Sie für höhenverstellbare Tische und Stühle, damit trotz der wechselnden Arbeitsplätze niemand an einem zu kleinen oder zu hohen Tisch arbeiten muss. Design Offices bietet seinen Kunden maximale Flexibilität – beispielsweise durch höhenverstellbare Tische und ergonomische Sitzmöbel. Alle Tische sollten über eine identische Einrichtung mit denselben Anschlüssen und demselben Zubehör verfügen (Locher, Stempel, etc.). Damit kein Chaos entsteht, empfiehlt sich für Design Offices Coworking Spaces ein Aufbewahrungssystem mit Beschriftungen.

Bedenken Sie auch, dass die tägliche Neuorganisation, die das Desk Sharing mit sich bringt, für manche Mitarbeiter eine große Schwierigkeit darstellen kann. Um dem Abhilfe zu schaffen, können Sie eine Schulung zum Thema Selbstorganisation durchführen.

 

Habe ich ein Recht auf einen festen Arbeitsplatz? 

In der Regel haben Arbeitnehmer keinen rechtlichen Anspruch auf feste Schreibtische oder gar ein eigenes Büro. Dennoch sollte das Design Offices Desk Sharing nicht eingeführt werden, ohne die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen. Ansonsten können sich diese übergangen fühlen, was sich negativ auf die Arbeitsmotivation und Loyalität auswirkt.

Probieren Sie das neue Konzept in einem vorher festgelegten Zeitrahmen aus, um herauszufinden, ob es akzeptiert wird und zum Unternehmen passt. Zudem sollten Sie sich mit dem Betriebsrat absprechen: Ein Gerichtsbeschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt hat ergeben, dass das zwingend notwendig ist.

 

Coworking bei Design Offices Stuttgart Eberhardhöfe

Fazit: Wie funktioniert das Design Offices Desk Sharing?

Das Design Offices Desk Sharing, der Flex Desk Arbeitsplatz oder Hot Desking, ist ein geeignetes Arbeitskonzept für kleine Unternehmen mit hoher Flexibilität oder einzelne Mitarbeiter in größeren Unternehmen bzw. Teams. Indem die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz entsprechend ihrer Bedürfnisse auswählen, anstatt immer am selben Ort zu arbeiten, sorgt es für Kostenersparnis und mehr Freiheit. Damit das funktioniert, ist es wichtig, das Desk Sharing zunächst auszuprobieren und Feedback von Seiten der Mitarbeiter einzuholen. In Zeiten flexibler Arbeitsmodelle gilt außerdem: Die eine, allgemeingültige Lösung gibt es nicht. Mischformen ermöglichen es heute, Desk Sharing mit festen Räumlichkeiten zu verbinden und so die Vorteile verschiedener Arbeitsweisen zu vereinen. Durch ein breites Produktportfolio bietet Design Offices seinen Kunden die Freiheit, Meeting- und Konferenzräume, feste Offices sowie Desk Sharing im Coworking Space ganz einfach miteinander zu kombinieren.

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