Wie gestalte ich einen Workshop?

Einen Workshop vorzubereiten ist wie eine Expedition in unbekanntes Terrain. Man braucht eine klare Route, das richtige Werkzeug und muss auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sein. Ein erfolgreicher Workshop steht und fällt mit der Vorbereitung. Egal ob virtuell oder in Präsenz – mit Hilfe einer Checkliste lassen sich Workshops und Trainings für Sie und Ihre Teilnehmer optimal planen, organisieren und durchführen.

Die Rahmenbedingungen festlegen

Wenn es darum geht, einen Workshop oder ein Training für Ihre Teilnehmer zu organisieren, sollte man eines nicht vergessen: Workshop ist nicht gleich Workshop. Je nach Bedarf kann es sich hierbei um ein Präsenzmeeting mit dem Team, ein gemeinsames Seminar oder ein virtuelles Webinar handeln. Daher gilt es, vorab zu klären, um welche Veranstaltungsart es sich handelt. Zu den Rahmenbedingungen zählen außerdem auch Faktoren wie der Einsatz von Moderatoren oder Trainern, die Terminfestlegung oder die zu verwendenden Tools, Vorlagen, die das Team bereits vor dem Workshop auf die Inhalte vorbereiten sollen oder auch die Festlegung einer Workshop Methode. Außerdem gilt es festzulegen, welches Ziel der Workshop hat und welche Aufgaben die Moderation erfüllen sollte. Sind die Rahmenbedingungen und die Methode des Workshops oder Trainings erarbeitet, geht es an die konkrete Planung.

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Die P-Checkliste: Workshop Vorbereitung in 7 Schritten

1. Purpose: Im ersten Schritt muss bestimmt werden, welches Ziel der Workshop oder das Training verfolgt. Wozu dient das Treffen? Welches Problem gilt es zu lösen? Warum ist der Workshop sinnvoll? Welche Kreativitätstechniken sollten herangezogen werden? Was ist der Grund für die Veranstaltung und welchen gemeinsamen Nutzen sollen die Teilnehmer daraus ziehen können? Sollte eine Ideenfindung oder ein Brainstorming absolviert werden? Erst, wenn feststeht, welche Beweggründe dahinterstecken, kann die nächste Planungsphase beginnen.

2. Product: Jeder Workshop führt zu einem Endergebnis – und somit zu einem Produkt. Doch welches Ergebnis wird als Ziel angestrebt? Geht es darum, ein Brainstorming durchzuführen und Informationen zu sammeln oder darum, ein neues Projekt zu konstruieren? Außerdem muss in diesem Schritt vereinbart werden, in welcher Form das Treffen stattfinden soll – ob online oder vor Ort. Ein flexibler und agiler Meetingraum kann das Team dabei unterstützen, kreativ zu arbeiten, um das optimale Endergebnis zu erreichen. Design Offices bietet Ihnen einzigartigen Raumformate, in denen Sie multifunktionale Workshops, Meetings, Trainings oder Präsentationen umsetzen können.

3. People: Nun geht es um die Teilnehmer des Trainings. Jeder Teilnehmer hat eigene, persönliche Ziele, die er verfolgt. Was sind die einzelnen Bedürfnisse der einzelnen Teilnehmer? Was ihr Wissenstand und was ihre Erwartungen? Diese Analyse hilft, den Inhalt und die Methode präzise auszuwählen. Eine möglichst heterogene Zusammensetzung des Teams führt oftmals zu den besten Ergebnissen – denn wenn unterschiedliche Blickwinkel, Interessen und Erfahrungen zusammenkommen, entsteht ein interessanter, gemeinsamer Austausch im Team. Die Gruppengröße ist ebenfalls entscheidend: Bei mehr als 15 Teilnehmern bietet es sich an, mehrere Moderatoren einzusetzen. Die Moderation muss entsprechend an die Gruppe angepasst werden.

4. Process: Der grobe Ablauf des Workshops oder Trainings muss vorab geplant werden. Grundsätzlich bietet es sich häufig an, den Workshoptag in einstündige Blöcke einzuteilen, um das gemeinsame Ziel vor Augen nicht zu verlieren. Je nach Länge der Veranstaltung gilt es, auch Pausen für die Teilnehmer einzukalkulieren. Dies ist auch für die Moderation ein wichtiger Faktor. Gerade bei Onlineveranstaltungen sollte man einen Zeitraum von drei Stunden nicht zwingend überschreiten. Verwenden Sie verschiedene Kreativitätstechniken wie Vorträge, Diskussionen, Gruppenarbeiten oder Fallstudien, um den Workshop abwechslungsreich zu gestalten.

5. Preparation: Die eigentliche inhaltliche Vorbereitung des Treffens sollte so konkret wie möglich erfolgen. Ziel ist es, bereits vorab alle wichtigen Inhalte festzulegen. Welche Themen müssen im Vorfeld vorbereitet werden? Benötigen die Teilnehmer Informationsmaterialien als Grundlage? Sollen vorab wichtige Fragestellungen beantwortet werden? Welche Aufgaben muss die Moderation erfüllen? All das sind wichtige Punkte, die im Rahmen der Vorbereitung eine wichtige Rolle spielen.

6. Practical: Auch organisatorische Fragen wie Uhrzeiten und erforderliche Tools müssen im Vorfeld geregelt werden. Visualisierungshilfen wie Flipcharts, Präsentationen oder Kartenabfragen können die Verständlichkeit um ein Vielfaches erhöhen. Besonders wichtig: Wo soll sich das Ganze abspielen? Gerade wenn es darum geht, im Rahmen eines Workshops oder Trainings gemeinsam als Team eine Ideenfindung durchzuführen und gemeinsam kreativ zu sein, spielt die Umgebung eine zentrale Rolle – sie sollte funktional, flexibel und individuell sein, aber auch inspirierend und kreativ. Dafür eignen sich zum Beispiel Work Labs.

7. Pitfalls: Zu guter Letzt sollte man bei der Vorbereitung eines Workshops oder Trainings auch mögliche Hindernisse nicht außer Acht lassen – schließlich ist keine Veranstaltung perfekt. Während bei Online-Veranstaltungen nicht selten technische Probleme auftreten, läuft auch bei Face-to-Face Workshops nicht immer alles nach Plan. Bereiten Sie sich mental darauf vor, flexibel sein zu können. Effektive Workshop-Leiter können sich anpassen und auch unvorhergesehenen Situationen meistern. Das Ziel sollte nicht sein, alles perfekt zu machen. Indem man sich jedoch zuvor über eventuelle Schwachstellen Gedanken macht und gemeinsam Lösungsalternativen festlegt, lassen sich größere Fehler gut vermeiden.

Eine Generalprobe ist der Feinschliff der Vorbereitung: Durchgehen des Ablaufs, Überprüfen aller Materialien, eventuell ein Trockenlauf wichtiger Workshop-Elemente. So wird sichergestellt, dass am Tag des Workshops alles glatt läuft oder ob die einzelnen Elemente bei Bedarf nochmals angepasst werden müssen.

Eine gründliche Nachbereitung schließt die Nachhaltigkeit der Ergebnisse. Dokumentation und Follow-up-Maßnahmen helfen dabei, das Gelernte in die Praxis zu überführen. Mit einer guten Vorbereitung wird ein Workshop nicht nur zu einer produktiven, sondern auch zu einer inspirierenden und kreativen Erfahrung für alle Teilnehmer.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Vorbereitung eines Workshops höchste Sorgfalt und Aufmerksamkeit für Details erfordert. Mit einer durchdachten Planung schaffen Sie die Voraussetzungen für einen erfolgreichen und gewinnbringenden Workshop.

Der perfekte Ort für kreative und produktive Workshops

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