Büro Sharing - ein Modell, bei dem alle gewinnen

Büroflächen sind heutzutage knapp, jedenfalls dort, wo sie gefragt sind. Es ist auch nicht so einfach, jederzeit die passenden Räumlichkeiten bereit zu halten, wenn man je nach Projekt mal viel, mal wenig Personal benötigt oder sich aus wirtschaftlichen Gründen nicht langfristig binden möchte. Zum Glück gibt es heute viele verschiedene Modelle, wie ein Büroalltag kostengünstig und flexibel organisiert werden kann. Coworking Spaces sind inzwischen relativ bekannt. Eine andere Möglichkeit ist Büro Sharing. Vermieter können so ihren vorhandenen Raum optimal nutzen. Untermieter müssen sich nicht langfristig binden, haben aber doch eine gewisse Planbarkeit. Was sind die Vor- und Nachteile von Büro Sharing und für wen ist es geeignet?

Was ist Büro Sharing?

So funktioniert Büro Sharing: Ein Unternehmen hat freie Büroflächen zur Verfügung, die es auf absehbare Zeit nicht braucht. Ein Start-up mit nur wenigen Mitarbeitern sucht dringend ein Büro, in dem sie alle gemeinsam kostengünstig unterkommen können, hat aber keine Chance auf dem Immobilienmarkt. Das Start-up mietet sich bei dem größeren Unternehmen ein. Es kann dort die vorhandenen Schreibtische nutzen, das Internet, die Teeküche und die Conference-Spaces. Die Computer oder Laptops muss der Untermieter natürlich selbst mitbringen. Meist darf draußen auch ein Firmenschild aufgehängt werden. Büro Sharing ist auch eine Option für große Unternehmen mit Aufträgen in Städten, in denen sie keine eigenen Immobilien haben und nur einzelne Projekte betreiben - und für viele andere Konstellationen. Kern der Kooperation ist, dass beide Seiten profitieren. Büro Sharing setzt keine Partnerschaft auf geschäftlicher Ebene voraus, aber es ist nicht ausgeschlossen, dass es dazu auch kommen kann.

Wie Büro Sharing in der Praxis umgesetzt wird, hängt von den unterschiedlichen Bedürfnissen und Bedingungen ab. Hat der Untermieter Office Spaces ganz für sich zur Verfügung oder handelt es sich um leere Schreibtische in einem Großraumbüro? Gibt es möglicherweise mehrere Untermieter, die sich ein Büro teilen? Soll jeder einen festen Arbeitsplatz haben oder kommen die Mitarbeiter nur sporadisch, sodass Desk Sharing im Büro eine sinnvolle Option ist? Hier müssen Vermieter und Mieter für sich entscheiden, was für sie funktioniert. So sind stille Bildschirmarbeiter in jedem Room Sharing Büro willkommen, Vieltelefonierer nicht unbedingt.

Die Datenschutzfrage beim Büro Sharing ist lösbar

Eine Frage, die sich beim Büro Sharing immer stellt, ist die des Datenschutzes. Wie sensibel sind die Informationen, die Personal aus einer anderen Firma möglicherweise mithören kann oder zu sehen bekommt? Dies ist weniger ein Problem, wenn ein kompletter, abschließbarer Raum zur Verfügung steht. Im Shared Space Büro jedoch braucht es Konzepte vorab, um Kunden- oder Klienteninteressen nicht zu gefährden. Das können einerseits technische Lösungen sein, die verhindern, dass jemand Daten über das W-Lan abgreifen kann - eigene Access Points zum Beispiel. Das können aber auch Verhaltensregeln sein wie die Clean Desk Policy, den Bildschirm sperren in den Pausen und klare Vorgaben, über was in der Teeküche gesprochen werden darf und über was nicht.

Neben den technischen Lösungen zum sicheren Internetzugang sollte auch bei der Ausstattung und beim Zubehör auf die Datenschutzbedürfnisse Rücksicht genommen werden. So sind abschließbare Schränke und Schreibtische für die Lagerung firmeninterner Unterlagen ein Muss. Sinnvoll ist auch ein Aktenvernichter. So können Unterlagen nach dem Gebrauch rechtssicher entsorgt werden. Schwieriger ist die Umsetzung des Datenschutzes, aber auch die Bewahrung firmeninterner Informationen, wenn Namen oder sensible Informationen am Telefon ausgetauscht werden müssen. Hier hilft nur ein eigener Raum.

Die neue Arbeitswelt ist flexibel

Büro Sharing ist nur eine Variante der neuen flexiblen Arbeitswelt - möglich geworden durch das Internet, Laptops und die weitgehende Digitalisierung. Menschen müssen nun nicht mehr in einem Headquarter sitzen, um auf Unterlagen des Unternehmens Zugriff zu haben. Daten werden digital gelagert und sind von fast überall aus zugänglich, wenn nicht besondere Sicherheitsinteressen dem entgegenstehen. Das rettete letztlich viele Unternehmen während der Pandemie: Plötzlich arbeiteten die Mitarbeiter zu Hause, und es funktionierte trotzdem.

Home Office ist jedoch nicht für jeden das optimale Umfeld, wie die vielen Einrichtungen zeigen, die heute Coworking Spaces anbieten und Freiberufler anziehen. Es waren zuerst die technikaffinen Communities in Europa und den USA, die schon in den 1990er-Jahren die Chancen ergriffen, die sich aus den neuen Möglichkeiten ergaben, und Vorteile darin sahen, Räume flexibel gemeinsam zu nutzen. Dahinter stand die Idee, dass der Austausch Menschen inspiriert und weiterbringt. Büro Sharing, auch Shared Office genannt, ermöglicht flexible, aber dennoch verlässliche Lösungen auf Unternehmensebene zum Vorteil beider Seiten. Dabei bleiben die Schreibtische getrennt, aber die Meeting-Spaces können abwechselnd genutzt werden.

Vor- und Nachteile von Büro Sharing

Vorteile

Nachteile

Wer sind geeignete Partner für Büro Sharing?

Wer sind diejenigen, die Office Spaces und Room Sharing im Büro anbieten - und wer sind die Untermieter? Teilweise handelt es sich bei den Vermietern um größere Firmen, die nicht mehr so viel Platz brauchen wie früher - aus welchen Gründen auch immer. Als Untermieter kommen viele in Betracht: Start-ups, die eine erste Bleibe suchen, neue Niederlassungen von Firmen ohne viel Kundenverkehr, die schon an anderen Orten aktiv sind, ausgelagerte Abteilungen von Unternehmen, die aus allen Nähten platzen oder Teams, die nur für einen bestimmten Zeitraum an einem Projekt arbeiten. Telefonischer Kundenservice und Callcenter sind weniger geeignet für ein Büro mit Shared Space. Für diese kommt allerdings Desk Sharing in einem Büro in Betracht, das von anderen Teams durch eine Tür getrennt ist.

Büro Sharing kann eine unkomplizierte und günstige Lösung für eine Vielzahl verschiedener Unternehmen oder Abteilungen sein.  Alternativ können Sie die Vorteile dieses Prinzips nutzen, aber auf die negativen Punkte verzichten, indem Sie flexible Coworking Spaces nutzen. In diesem Fall sind Sie bei Design Offices genau richtig. Mieten Sie sich längerfristig mit einem Flex-Desk oder Fix-Desk genau die Anzahl von Arbeitsplätzen in unseren Coworking Spaces oder buchen Sie je nach Bedarf einen Day-Pass an einem unserer mehr als 40 Standorte deutschlandweit. Wir ermöglichen größtmögliche Flexibilität, denn zusätzliche Räume oder Desks lassen sich unkompliziert und kurzfristig hinzubuchen oder kündigen und Sie können in jedem Design Offices Standort Deutschlands arbeiten. Neben flexiblen Büros und inspirierenden Coworking Spaces verfügt Design Offices außerdem über kurzfristig buchbare Meeting- und Konferenzräume für Besprechungen oder Trainings. Unsere Räumlichkeiten sind modern, funktional, flexibel und bereits mit allem Notwendigen ausgestattet. Hier sind Sie vor kurzfristigen Kündigungen seitens des Vermieters sicher, haben aber trotzdem die Möglichkeit des Austausches und der gegenseitigen Inspiration mit anderen Firmen und Unternehmen. Gleichzeitig stehen Ihnen Rückzugsorte für fokussiertes Arbeiten zur Verfügung. Ausgestattet nach dem individuellen Bedarf passen sich die Design Offices Flächen somit ganz einfach an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an. Mit 100 % Service-Qualität, hochwertiger Ausstattung und zahlreichen Benefits nutzen Mieter bei Design Offices genau die Flächen, die ihr Unternehmen gerade benötigt. 

Fazit: Büro Sharing ist eine zeitgemäße Lösung

Jedes Unternehmen präsentiert gerne eigene Räumlichkeiten. Doch diese muss man sich auch leisten können - und sich darum kümmern. Nicht immer passt das Firmengebäude zu den Herausforderungen, die in Zukunft kommen. Man denke nur an die leeren Büros während der Hochphasen der Pandemie. Verlässt man erst einmal das althergebrachte Schema, dass hinter jeder Tür nur ein Nutzer sein darf, sind plötzlich viele Konstellationen möglich. Jede unternehmerische Tätigkeit ist mit Risiko verbunden, und die Unterbringung kann beträchtliche Kosten verursachen. Shared Space im Büro und gemeinsam genutzte Meetingräume machen es für beide Seiten leichter! Sie sparen also Geld für Bürofläche, erhalten Top-Service, bewahren sich Flexibilität und Ihre Mitarbeiter profitieren von moderner Wohlfühlatmosphäre mit New Work Flair. Das wäre dann eine doppelte Win-win-Situation.