Der einfache Weg zum Start: das virtuelle Büro und seine Alternativen

Wie viel Büro braucht ein Unternehmen? Der klassische Firmensitz mit repräsentativer Adresse und Arbeitsplätzen für alle ist oft zu teuer und nicht flexibel genug für die Herausforderungen, vor denen Unternehmen heute stehen. Ein virtuelles Büro kann eine Alternative sein: So lassen sich feste Adresse und günstige Arbeitsplätze kombinieren. Ist ein virtuelles Büro auch für Sie eine Lösung? Oder sind maximal flexible Office Spaces die bessere Alternative?

Was ist ein virtuelles Büro?

Ein virtuelles Büro ist eine Firmenadresse in einem repräsentativen Geschäftsgebäude, in dem Chef und Angestellte im Alltag aber nicht unbedingt arbeiten müssen. Zur Adresse können eine Reihe von Services dazu gebucht werden, von der Sekretärin, die Anrufe beantwortet, bis zur Nutzung von Besprechungsräumen nach Bedarf. Ein virtuelles Büro existiert also durchaus real an einer konkreten Adresse mit Empfangspersonal - nur dass Sie dieses Personal mit mehreren anderen teilen und die eigentliche Tätigkeit Ihres Unternehmens nicht dort stattfindet. Es ist gewissermaßen das Outsourcing von Adresse und Empfang an einen vorteilhaften, fixen und gut öffentlich zugänglichen Standort, während Sie und Ihr Team im Home Office, wechselnden Räumlichkeiten oder bei Kunden vor Ort arbeiten. Ein virtuelles Büro ist nicht zu verwechseln mit der übel beleumundeten Briefkastenfirma. Unternehmen, die sich ein virtuelles Büro zulegen, gehen einem seriösen Business nach und sind daran interessiert, sich professionell darstellen und repräsentieren zu lassen. 

Ein virtuelles Büro bietet normalerweise eine Basisleistung und Services, die dazu gebucht werden können. Die Preise variieren dabei je nach Anbieter und Ausführung. Zur ladungsfähigen Geschäftsadresse, die als offizieller Firmensitz gegenüber Behörden und Kunden dient, gehört der Postservice an eben dieser Adresse. Teilweise wird auch zwischen "niederlassungstauglich" und "handelsregistertauglich" unterschieden. Postservice bedeutet zunächst einmal Postannahme, Weiterleitung kostet extra. Ausweiten lässt sich der Service für ein virtuelles Büro außerdem durch eine eigene geschäftliche Telefonnummer dieser Adresse. Anrufe werden dann entweder an Sie umgeleitet, was die günstigere Variante ist, oder tatsächlich mit dem richtigen Firmennamen entgegengenommen. Ein virtuelles Büro kann auch real genutzt werden: Bei Bedarf können Sie dort echte Büros und Meetingräume stunden- oder tageweise buchen. So können Sie Kunden oder Geschäftspartner angemessen empfangen.

Für wen lohnt sich ein virtuelles Büro?

Für ein Start-up kann ein virtuelles Büro eine gute Lösung sein, da es günstiger ist, als gleich eigene, repräsentative Räumlichkeiten anzumieten. Es geht außerdem sehr viel schneller, ein virtuelles Büro anzumieten, als auf dem heutigen Immobilienmarkt nach bezahlbaren Objekten zu suchen, die für alle Unwägbarkeiten der Zukunft geeignet sind. So kann ein virtuelles Büro in München in Kombination mit Home Office oder einer Produktionsstätte außerhalb der Stadt eine Lösung sein, die den Start finanziell erleichtert. Gleiches gilt natürlich für ein virtuelles Büro in Hamburg oder ein virtuelles Büro in Berlin oder anderen Städten. Ein Vorteil ist auch, dass sich so trotz Home Office Berufs- und Privatleben zumindest nach außen hin trennen lassen. Ein virtuelles Büro kann auch eine vorteilhafte Lösung sein bei Geschäftsmodellen, die stark mit Reisetätigkeit verbunden sind und bei denen eigene Büroräume sowieso meist leer stehen würden. Für die Zeit, in der Sie einen oder mehrere Arbeitsplätze vor Ort benötigen, können Sie Coworking Spaces anmieten. Ein virtuelles Büro in Deutschland ist außerdem eine günstige Option für ausländische Unternehmen, die in Deutschland tätig werden wollen.

Ein virtuelles Büro hat aber auch einige Nachteile. Auch ein gut geschultes Servicepersonal eines Business Centers wird Ihre Kunden oder Geschäftspartner am Telefon nicht in der gleichen Weise bedienen können wie eigene, fachkundige Mitarbeiter. Außerdem besteht nach wie vor die Gefahr, dass Ihr virtuelles Büro mit einer Briefkastenfirma verwechselt wird - selbst wenn immer mehr Firmen Repräsentation und Produktion trennen. Kurzfristig gemietete schicke Konferenzräume trösten Ihre Geschäftspartner aber möglicherweise nicht darüber hinweg, dass Sie ihnen vor Ort sonst gar nichts zeigen können. Und nicht zuletzt: Irgendwo muss die Arbeit erledigt werden. Während ein virtuelles Büro für ein kleines Start-up übergangsweise eine gute Lösung sein kann, reicht es möglicherweise nicht mehr aus für ein Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern und eigener Buchhaltung.

Virtuelles Büro: Vor- und Nachteile

Vorteile

Nachteile eines virtuellen Büros

DO Adress – Virtuelle Büros von Design Offices

DO Adress, die virtuellen Büros von Design Offices, sind eine gute Lösung, wenn Sie sich mit Ihrem Unternehmen nicht langfristig an teure, feste Räumlichkeiten binden möchten. Neben einer repräsentativen Geschäftsadresse und unserem Post-Service stehen Ihnen außerdem die Nutzung der DO Lounges zur Verfügung. Damit haben Sie Zugang zu 40 Design Offices Standorten in 15 deutschen Städten. Hier können Sie unsere Tagungsräume und Coworking Spaces flexibel nutzen und haben somit stets Zugang zu einer professionellen Arbeitsumgebung, inklusive WLAN, freier Nutzung unserer Fahrradflotte und weiteren Vorteilen wie der Nutzung unserer Pantry. Zusätzlich können Sie jederzeit Geschäftsmeetings in modern eingerichteten Räumen in einem exklusiven Umfeld veranstalten. Und das alles schon ab 149,-€  im Monat. 

DO Adress eignet sich besonders für alle, die geschäftlich viel unterwegs sind. Wir verbinden den schnellen Zugang und die Flexibilität, die ein virtuelles Büro bietet, mit den Vorteilen tatsächlich verfügbarer Räumlichkeiten – genau so viel, wie Sie wirklich brauchen.

Fazit: Es kommt darauf an!

Ein virtuelles Büro ist in manchen Fällen eine praktische Lösung, vor allem für Unternehmen, die nur aus einer Person bestehen. Für andere jedoch ist ein echtes, aber maximal flexibles Büro die bessere Wahl. Unsere virtuellen Büros DO Adress vereinen genau das. Neben einer repräsentativen Geschäftsadresse und Post-Service haben Sie Zugang zu Coworking Spaces und Tagungsräumen in einem exklusiven Umfeld. Hier haben Sie alle Flexibilität, die Sie brauchen, um wirtschaftlich zu handeln und auf Herausforderungen reagieren zu können.

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