Effektive Meetingkultur | Mehr Produktivität in Unternehmen

Was bedeutet der Begriff Meetingkultur? Eine Definition, die alle Aspekte umfasst, gibt es nicht. Generell bezeichnet Meetingkultur die Art und Weise, wie Unternehmen Besprechungen durchführen sowie alle Faktoren, die die Qualität dieser Besprechungen beeinflussen. Die Meetingkultur bestimmt, wie viel Zeit Arbeitskräfte in Besprechungen verbringen und wie nützlich die Besprechungsergebnisse sind.

Eine gute Meetingkultur hilft jedem Unternehmen, sich weiterzuentwickeln. Trotzdem ist sie nicht überall anzutreffen. Im Idealfall sind Besprechungen produktiv und für alle Beteiligten interessant. Sie dauern nicht länger als nötig und finden nur statt, wenn es wirklich etwas zu besprechen gibt. Wenn Sie diese Form von Meetingkultur erreichen möchten, müssen Sie gezielt Verbesserungen planen und schrittweise im Unternehmen umsetzen.

Falls Sie in Ihrem Unternehmen agiles Projektmanagement einsetzen, sollte Ihre Meetingkultur dem agilen Ansatz entsprechen. Eine agile Meetingkultur zeichnet sich durch zielorientierte Meetings aus, die zur flexiblen Arbeitsweise des agilen Projektmanagements passen.

Was unterscheidet eine effektive von einer ineffektiven Meetingkultur?

Hauptmerkmal einer effektiven Meetingkultur ist, dass aus jeder Besprechung ein konkreter Nutzen für das Unternehmen entsteht: beispielsweise neue Produkte, effizientere Arbeitsmethoden oder Vorschläge für eine bessere Kundenbindung. Im Gegensatz dazu führt eine ineffektive Meetingkultur kaum zu greifbaren Ergebnissen. Viele Teilnehmende haben das Gefühl, ihre Zeit zu verschwenden. Dadurch geht wertvolle Arbeitszeit für Wichtigeres verloren. Zudem steigt die Frustration bei allen Beteiligten und beeinträchtigt die Motivation, sich für das Unternehmen zu engagieren.

Eine ineffektive Meetingkultur erkennen Sie an bestimmten Merkmalen. Dazu gehören Routinemeetings, die auch dann stattfinden, wenn es kaum etwas zu besprechen gibt. Auch eine Meetingkultur, bei der große Gruppen ausschließlich über Projektfortschritte informiert werden, ist auf Dauer ineffizient. Meetings mit mehr als 10 Beteiligten sind meist zu groß, um zielführende Ergebnisse zu erzielen. Für detaillierte Arbeitsergebnisse eignen sich kleinere Gruppen besser, in denen jeder zu Wort kommt. Redundante Sitzungen, in denen ähnliche Inhalte mit leicht veränderter Gruppenzusammensetzung diskutiert werden, führen gleichfalls zu einer ineffektiven Meetingkultur.

Nicht alle diese Merkmale müssen vorhanden sein, um eine ineffektive Meetingkultur zu erzeugen. Wenn Sie jedoch mehrere dieser Kriterien bei Ihren Besprechungen feststellen, lohnt es sich, eine produktivere Meetingkultur zu etablieren.

Wie Sie die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen verbessern können

Wenn Sie beschließen, die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen zu optimieren, müssen Sie zunächst feststellen, wo Verbesserungsbedarf besteht. Unterteilen Sie dazu Ihre Besprechungsplanung und -durchführung in fünf Phasen. Dies hilft Ihnen, Schwachstellen Ihrer Meetingkultur zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten.

Zeitpunkt festlegen: Routinemäßige Besprechungen sind weit verbreitet. Doch Besprechungen anzuberaumen, wenn kein konkreter Diskussions- oder Entscheidungsbedarf besteht, ist nicht zielführend. Setzen Sie Besprechungen dann an, wenn klare Ziele und Themen formuliert werden können. Idealerweise wählen Sie einen Termin, der für alle Beteiligten gut passt. Mit einer frühzeitigen Einladung geben Sie den Teilnehmern und Teilnehmerinnen Zeit, sich vorzubereiten.
Meetingräume organisieren: Teambesprechungen können im Büro stattfinden. Wählen Sie für größere Gruppen Meeting-Spaces, in denen alle Teilnehmenden bequem Platz finden. Stellen Sie zudem sicher, dass die nötige technische Ausstattung vorhanden ist. In Coworking Spaces müssen Sie den Raum Ihrer Wahl rechtzeitig reservieren.
Sitzungsvorbereitung: Legen Sie den Zweck der Besprechung, die Ziele und Themen genau fest. Handelt es sich um eine Fachdiskussion, um Unternehmensentscheidungen oder um Zwischenergebnisse aus einem laufenden Projekt? Die Antwort auf diese Fragen bestimmt nicht nur, wen Sie einladen, sondern auch die Tagesordnung. Sortieren Sie die Themenpunkte so, dass sich eine sinnvolle Abfolge ergibt. Zum Schluss weisen Sie jedem Punkt einen realistischen Zeitrahmen zu.
Moderation: Der Erfolg eines Meetings steht und fällt mit einer professionellen Moderation. Wer das Meeting leitet, ist nicht nur für die Einhaltung der Agenda und des Zeitplans verantwortlich. Der Moderator oder die Moderatorin sollte auch dafür sorgen, dass alle zu Wort kommen und die Diskussionen sachlich bleiben. Um eine gute Meetingkultur zu fördern, können Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durchführen, damit sie wissen, wie sie Meetings effizient und zielgerichtet leiten.
Nachbereitung: Die schriftliche Nachbereitung des Meetings ist wichtiger Teil der Meetingkultur. Sie stellt sicher, dass alle Ergebnisse festgehalten werden. Diese dienen als Grundlage für weitere Unternehmensentscheidungen und den Projektfortschritt. Halten Sie in der Nachbereitung nicht nur die Besprechungsergebnisse fest, sondern auch, was als Nächstes zu tun ist und wer beschlossene Maßnahmen umsetzen soll.
Meetingkultur verbessern durch professionelle Video-Calls
Nicht für alle Meetings bietet es sich an zahlreiche Personen räumlich zusammenzubringen. Oftmals ist ein Teams-, oder Zoomcall produktiver und wirtschaftlich ebenfalls sinnvoller. Heben Sie Ihre Videocalls auf das nächste Level mit professionellen Hintergründen. von Design Offices

Arten von Meetings: Wer nimmt teil und was wird besprochen?

Es gibt verschiedene Arten von Besprechungen. Um die Meetingkultur zu optimieren, ist es wichtig, dass die Vorbereitung und Durchführung der Besprechungen genau zum Typ der Besprechung passen. Die häufigsten Arten von Besprechungen sind:

Stand-up-Meetings: Diese kurzen Teambesprechungen finden täglich statt. Sie dienen dazu, die Teammitglieder für die anstehende Arbeit zu synchronisieren, zu informieren und gegebenenfalls Konflikte zu benennen und zu lösen.
Planungs- oder Strategiemeetings: In diesen Meetings definieren Sie Unternehmens- und Abteilungsziele und setzen Prioritäten. Außerdem legen Sie fest, welche Unternehmensressourcen für welche Aktivitäten zur Verfügung stehen. Planungsmeetings können monatlich, vierteljährlich oder halbjährlich stattfinden.
Taktische Meetings: Ziel dieser Meetings ist es, aktuelle Zahlen, Projekte und Entwicklungen vorzustellen und zu diskutieren. Sie finden meist wöchentlich oder zweiwöchentlich statt.
Reviews: Diese Treffen dienen der Präsentation von Arbeitsergebnissen. In der Regel genügt dafür ein Treffen pro Monat oder alle zwei Monate.

Daneben gibt es weitere Formen wie Workshops oder Treffen von Entwicklungsteams. Eine agile Meetingkultur mit Scrum-Teams arbeitet mit speziellen Besprechungsformen, die auf die Anforderungen und den Zeitplan des aktuellen Sprints abgestimmt sind.

Besprechungsergebnisse überprüfen für eine bessere Meetingkultur

Analysieren Sie die Besprechungsergebnisse, um Schwächen der aktuellen Meetingkultur zu erkennen. Prüfen Sie genau, ob das Meeting die Ziele erreicht hat, die Sie vorher festgelegt haben. Falls Besprechungen regelmäßig hinter Ihren Erwartungen zurückbleiben, sind sie ineffektiv. In diesem Fall sollten Sie analysieren, woran das liegt. Mögliche Gründe sind die Zusammensetzung der Teilnehmer, die Gruppengröße, Schwächen in der Moderation oder eine ungünstige Themenauswahl.

Ein weiteres Instrument zur Verbesserung der Meetingkultur ist das persönliche Feedback. Sie können beispielsweise eine Rundmail verschicken, in der sie sich für die Teilnahme bedanken und um Feedback bitten. Bei kleineren Teams kann das Feedback in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Diese Maßnahmen verbessern die Kommunikation und damit auch die Meetingkultur. Sie zeigen, dass die Meinung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zählt, was die Motivation steigert. Außerdem erkennen Sie schnell, wenn Besprechungen als Zeitverschwendung empfunden werden und können umgehend gegensteuern.

Neue Meetingkultur etablieren: Eine Herausforderung für Führungskräfte

Führungskräfte spielen bei der Einführung einer optimierten Meetingkultur eine entscheidende Rolle. Zum einen sind sie an der Planung und Durchführung vieler Besprechungen beteiligt. Daher können sie neue Meetingkultur-Regeln direkt in die Praxis umsetzen. Zum anderen sorgen sie aufgrund ihrer Position dafür, dass alle aktuellen Vorgaben für Besprechungen in ihren Abteilungen oder Teams umgesetzt werden.

Eine Optimierung der Meetingkultur können Sie nicht durch eine einmalige Maßnahme erreichen, denn Ihr Unternehmen entwickelt sich weiter. Veränderungen in den Abteilungen, neue Projekte, Strukturen und Geschäftspartner - all das kann dazu führen, dass Sie Ihre Meetingkultur-Regeln erneut überdenken und anpassen müssen.

Meeting-Management Tools: Können sie die Meetingkultur verbessern?

Bei der Planung, Organisation, Moderation und Nachbereitung von Besprechungen leistet eine gute Software wertvolle Dienste. Wichtig ist, dass Sie ein Tool wählen, das zu den konkreten Anforderungen Ihres Unternehmens passt. Kleine Programme, die nicht alle notwendigen Organisationsschritte unterstützen, lohnen sich nicht. Sie müssten zu viele Planungsschritte zusätzlich selbst durchführen. Umgekehrt ist es zu teuer, ein komplexes System zu implementieren, von dem Sie nur einen Bruchteil der Funktionen nutzen. Hilfreich sind folgende Funktionen:

Terminplaner, der verschiedene Kalender, Teams und gegebenenfalls Unternehmensstandorte koordiniert
Programme für die Zusammenstellung der Agenda und die Zeitplanung
Software-Assistenten, die Einladungen verschicken, Aufgaben verteilen und Zu- oder Absagen verwalten
Software für Notizen und Besprechungsprotokolle
Software-Tools für die Nachverfolgung von Maßnahmen und die Auswertung von Feedback

Künstliche Intelligenz soll es einfacher werden, Besprechungen richtig vor- und nachzubereiten. In der Tat erweisen sich KI-Tools als effizient, wenn es darum geht, Vorschläge für die Teilnehmerzusammensetzung und die Zeitplanung zu machen oder Besprechungsergebnisse zu analysieren. Beim Einsatz von KI-basierter Software für eine effiziente Meetingkultur ist es wichtig, dass Sie die Grenzen dieser Technologie berücksichtigen. Diese hat enormes Potenzial, liefert aber nicht immer korrekte Ergebnisse. Daher sollten Sie alle Vorschläge und Arbeitsergebnisse überprüfen.

Verbesserung der Meetingkultur: Besprechungen im richtigen Rahmen abhalten

Zu einer guten Meetingkultur gehört auch, dass Besprechungen in geeigneten Office Spaces stattfinden. Folgende Faktoren unterstützen produktive Meetings:

Größe und Ausstattung der Besprechungsräume sollten auf die Teilnehmergruppe und die Art der Besprechung abgestimmt sein. Das gewährleistet einen reibungslosen Ablauf.
Die Teilnehmenden sollen sich wohlfühlen. Denn damit ein Meeting effektiv ist, müssen alle Teilnehmer und Teilnehmerinnen konzentriert arbeiten.
Im Idealfall finden Besprechungen ungestört statt.

Welche Office Räume sich am besten für Besprechungen eignen, hängt von den Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen ab. Wenn Sie in Coworking Räumen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, professionelle Besprechungsräume mit guter Ausstattung und zusätzlichen Services zu buchen. Diese Option bietet sich auch für große Meetings oder Treffen mit Geschäftspartnern an. Allerdings müssen Sie Ihre Zeitplanung auf die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten abstimmen.

Wie sich eine effiziente Meetingkultur auf den Unternehmenserfolg auswirkt

Dass sich eine gute Meetingkultur positiv auf die Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auswirkt, ist nicht verwunderlich. Schließlich können Besprechungen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch nehmen. Wenn Arbeitskräfte das Gefühl haben, konstruktiv mitarbeiten zu können, steigert das ihre Motivation und damit die Effektivität der Meetings. Die Ergebnisse werden erkennbar besser - beispielsweise in Bezug auf Problemlösungen, verbesserte Arbeitsabläufe oder Ideen für neue Produkte und Dienstleistungen. Auf diese Weise bringt eine produktive Meetingkultur Ihr Unternehmen voran und verbessert letztlich das Geschäftsergebnis.

Meetingkultur für den Unternehmenserfolg optimieren

Nehmen Sie sich Zeit Ihre Meetingkultur zu analysieren und konkrete Verbesserungen einzuführen. Von produktiven und effektiven Besprechungen profitieren alle im Unternehmen. Eine gute Meetingkultur sorgt für ein besseres Arbeitsklima, motivierte Mitarbeiter und stellt einen sinnvollen Einsatz der Unternehmensressourcen sicher.

FAQ:

Zunächst müssen Sie ineffektive Praktiken identifizieren. Im nächsten Schritt legen Sie verbesserte Regeln für die Meetingkultur in Ihrem Unternehmen fest und etablieren diese in den verschiedenen Unternehmensbereichen.

Eine gut strukturierte Meetingkultur führt zu produktiven Besprechungsergebnissen, die dem Unternehmen und seiner Entwicklung zugutekommen. Darüber hinaus erhöht eine gute Meetingkultur die Mitarbeitermotivation.