Präsenzmeetings: Warum persönliche Treffen auch im Digitalzeitalter wichtig sind
Flexibilität, Zeit- und Kostenersparnis, Umweltfreundlichkeit: Es gibt viele gute Gründe, Meetings online abzuhalten. Allerdings sind Videokonferenzen nicht in jeder Situation die optimale Lösung. Erfahren Sie hier, welche Vorteile Präsenzmeetings bieten, was bei der Planung und Moderation der Besprechungen zu beachten ist und wo Sie passende Locations finden.Inhalt
- Die richtige Vorbereitung als Erfolgsfaktor für Präsenzmeetings
- Best Practice: So leiten Sie ein erfolgreiches Präsenzmeeting
- So binden Sie Teilnehmer aktiv in Präsenzmeetings ein
- Fazit: Präsenzmeetings bleiben auch weiterhin unverzichtbar
- FAQs
Ein Präsenzmeeting ist gemäß Definition eine Veranstaltung, bei der sich alle Teilnehmer physisch an einem Ort treffen, um sich über bestimmte Themen auszutauschen, darüber zu diskutieren und gemeinsam über Sachverhalte zu entscheiden. Im Gegensatz zu Videokonferenzen finden Präsenzmeetings in realen Räumen statt, beispielsweise in einem Büro, einem Konferenzraum oder an einem anderen Treffpunkt.
Die direkte Interaktion zwischen den Teilnehmern bietet im Vergleich zu virtuellen Meetings zahlreiche Vorteile. So ermöglicht es die persönliche Kommunikation, nonverbale Hinweise wie Mimik oder Gestik besser zu lesen. Das verbessert das Verständnis und beugt Missverständnissen vor. Kreative Prozesse wie Brainstorming-Sessions oder Workshops gestalten sich in Präsenzmeetings oftmals produktiver und dynamischer. Da die Teilnehmer weniger abgelenkt sind als bei virtuellen Meetings, und direkt miteinander diskutieren, lassen sich Probleme oft schneller und effizienter lösen. Ein weiterer Punkt ist die Vertraulichkeit. In einem geschützten Raum können sensible Themen sicherer besprochen werden als im World Wide Web.
Wertvoll sind Präsenzmeetings auch für das Arbeitsklima im Unternehmen. Das physische Zusammensein stärkt den Zusammenhalt im Team. Außerdem tragen regelmäßige persönliche Treffen zur Stärkung und Pflege der Unternehmenskultur bei.
Die richtige Vorbereitung als Erfolgsfaktor für Präsenzmeetings
Schlecht vorbereitete Präsenzmeetings kosten unnötig Zeit und sorgen für Frustration. Mangelt es an Struktur und einer klaren Zielsetzung, schweifen die Teilnehmer ab, die Produktivität leidet und die notwendigen Ergebnisse bleiben aus. Um das zu vermeiden, bedürfen die Treffen einer professionellen und effizienten Vorbereitung. Dazu gehören insbesondere die folgenden Punkte:
Ziele definieren: Was soll erreicht werden? Welche Resultate werden von dem Meeting erwartet?
Agenda erstellen: Mit einer strukturierten Tagesordnung halten Sie das Meeting auf dem gewünschten Kurs.
Zeitrahmen festlegen: Wann soll die Besprechung beginnen und wie lange soll sie dauern? Planen Sie ausreichend Zeit für Diskussionen und Pausen ein.
Location auswählen: Wählen Sie einen geeigneten, gut erreichbaren Ort, der alle erforderlichen technischen Einrichtungen wie Whiteboards, Videoprojektoren, Mikrofone und Lautsprecher bietet.
Teilnehmer selektieren: Zu viele Teilnehmer bergen die Gefahr der Ineffizienz. Laden Sie deshalb nicht mehr Personen ein, als für Erreichen der Meetingziele nötig sind.
Vorbereitung: Senden Sie allen Teilnehmern die Agenda und andere erforderliche Informationen im Voraus zu, damit sie sich optimal vorbereiten können.
Moderation: Ein erfahrener Moderator trägt dazu bei, das Meeting zu strukturieren. Er sorgt dafür, dass jeder zu Wort kommt und das Treffen zielgerichtet verläuft.
Protokollführer bestimmen: Betrauen Sie einen Teilnehmer des Präsenzmeetings damit, alle relevanten Punkte, Aufgaben und Entscheidungen schriftlich festzuhalten.
Best Practice: So leiten Sie ein erfolgreiches Präsenzmeeting
Präsenzmeetings zu leiten, erfordert Taktgefühl und Einfühlungsvermögen. Ebenso wichtig ist Pünktlichkeit. Ein Meetingleiter, der zu spät kommt, gibt den Teilnehmern schnell das Gefühl der Unprofessionalität. Besser ist es, mindestens so früh zu kommen, dass noch ausreichend Zeit für einen kurzen Technik-Check bleibt. Ist alles bereit, schafft eine freundliche, wertschätzende Begrüßung, gegebenenfalls gefolgt von einer Vorstellungsrunde, die besten Voraussetzungen für eine einladende, offene und konstruktive Atmosphäre.
Die beste Agenda nützt nichts, wenn sie nicht eingehalten wird. Daher besteht eine der wichtigsten Aufgaben für Leiter von Präsenzmeetings darin, immer einen Blick auf der Uhr zu haben und das Treffen entsprechend der Tagesordnung voranzubringen. Das schließt ein, Vielredner souverän, aber respektvoll zu stoppen und zurückhaltende Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit zu bewegen. Jeder sollte sich verstanden und ernst genommen fühlen, sodass sich am Ende ein gemeinsames Verständnis über die thematisierten Inhalte einstellt.
Zum Abschluss des Präsenzmeetings sollten alle besprochenen Themen in einem Ergebnisprotokoll oder einem Maßnahmenplan münden. Dabei muss für jeden Teilnehmer klar sein, welche Aufgabe er bis wann zu erledigen hat.
So binden Sie Teilnehmer aktiv in Präsenzmeetings ein
Präsenzmeetings sind dann am erfolgreichsten, wenn sich alle Teilnehmer aktiv einbringen. Das funktioniert jedoch selten von allein. Als Meetingleiter kommt es Ihnen zu, die Anwesenden zu einer produktiven Teilnahme zu ermutigen. Der erste Schritt zur aktiven Beteiligung aller besteht darin, nur Personen einzuladen, die von den Themen betroffen sind und zur Diskussion oder Entscheidungsfindung beitragen können. Um introvertierte Teilnehmer besser in Präsenzmeetings einzubinden, kann es helfen:
in wechselnden Kleingruppen zu arbeiten,
interaktive Methoden wie Abstimmungen, Brainstorming oder Mindmapping zu nutzen und
offene Fragen zu stellen, die sich nicht mit einem einfachen Ja oder Nein beantworten lassen.
Vorher festgelegte Grundregeln wie aktives Zuhören, Respektieren unterschiedlicher Perspektiven, Vermeiden von Unterbrechungen und konstruktives Feedback tragen dazu bei, auch diejenigen zur aktiven Teilnahme zu bewegen, die sich unsicher, gehemmt oder von anderen eingeschüchtert fühlen.
Fazit: Präsenzmeetings bleiben auch weiterhin unverzichtbar
In bestimmten Situationen bieten Präsenzmeetings einige Pluspunkte gegenüber den oft einfacher zu organisierenden Videokonferenzen. Damit sie ihre Vorteile ausspielen können, muss jedoch das Ambiente stimmen.
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FAQs
Wann sind Präsenzmeetings sinnvoller als virtuelles Meetings?
Präsenzmeetings empfehlen sich insbesondere in Situationen, in denen es um sehr komplexe, sensible, vertrauliche oder sicherheitsrelevante Themen geht. Zudem bietet der persönliche Kontakt Vorteile beim ersten Kennenlernen neuer Kunden und Geschäftspartner sowie für das Teambuilding.
Welche Faktoren tragen zu erfolgreichen Präsenzmeetings bei?
Wichtige Voraussetzungen für das Gelingen sind eine gezielte Vorbereitung, eine klare Agenda und Zielsetzung, ein gutes Zeitmanagement sowie eine offene, respektvolle Kommunikation. Ebenso von Bedeutung ist ein geeigneter Treffpunkt, der eine angenehme Atmosphäre und die benötigte Technik bietet.
